Elegir una empresa para externalizar nóminas no va solo de precio. Lo que más pesa en el día a día es qué incluye el servicio, quién lo lleva y cómo llegan las horas y las ausencias a la nómina.
Qué significa externalizar las nóminas
Externalizar las nóminas es encargar a un proveedor externo el cálculo de las nóminas y los trámites laborales que van con ellas, mientras tu empresa sigue tomando las decisiones.
En la práctica, tu equipo comunica las altas, las bajas, las horas y las incidencias del mes. El proveedor calcula las nóminas según el convenio colectivo, presenta los seguros sociales y gestiona los trámites ante la Seguridad Social y el SEPE. Lo habitual es que tu empresa revise las nóminas antes del pago.
La responsabilidad sigue siendo de tu empresa, así que aclara qué hace el proveedor y qué te toca a ti.
Qué incluye la externalización de nóminas
Un buen servicio cubre el ciclo completo del mes, no solo el cálculo. Pide por escrito qué está incluido y qué se cobra aparte.
- Cálculo de nóminas con las tablas y los pluses de tu convenio colectivo.
- Seguros sociales. Liquidación de cotizaciones cada mes.
- Altas, bajas y variaciones en la Seguridad Social a través del Sistema RED.
- Contratos. Quién los prepara y quién los comunica en Contrat@.
- Finiquitos y documentación de salida.
- Partes de accidente de trabajo en Delt@.
- Configuración del convenio al empezar y cuando se actualizan las tablas.
- Una persona de referencia que conozca tu empresa, no un buzón genérico.
Qué significa que un proveedor sea autorizado RED
Un autorizado RED tiene autorización de la Tesorería General de la Seguridad Social para hacer trámites en el Sistema RED en nombre de las empresas que lo designan.
Con esa autorización el proveedor puede presentar altas, bajas y variaciones de datos, y liquidar las cotizaciones de tu plantilla. Pregunta si el proveedor tiene autorización propia o si depende de un tercero, y cómo te informa de lo que presenta cada mes.
Ser autorizado RED es una autorización para operar. No es un sello de calidad ni una certificación del proveedor.
Cómo llegan las horas y las ausencias a la nómina
Pregunta cómo llegan a la nómina las horas extra, los pluses de nocturnidad o festivos y las ausencias del mes. Es donde más errores aparecen.
En muchas empresas los responsables de cada centro de trabajo mandan una hoja de cálculo a final de mes y alguien la vuelve a teclear. Cada paso manual es un punto de error. Pregunta al proveedor tres cosas.
- ¿En qué formato necesita las horas, las incidencias y las ausencias?
- ¿Puede tomar las horas aprobadas directamente de tu sistema de control horario?
- ¿Quién revisa que los pluses del convenio se aplican bien?
Si tienes varios centros o turnos rotativos, esta parte pesa más que cualquier otra.
Protección de datos y confidencialidad
El proveedor de nóminas trata datos personales de tu plantilla por cuenta de tu empresa. Debe firmar contigo un contrato de encargado del tratamiento.
Ese contrato, que exige el artículo 28 del RGPD, fija para qué puede usar los datos, qué medidas de seguridad aplica y qué pasa con ellos al terminar el servicio. Pregunta también cómo se envían los documentos, quién tiene acceso dentro del proveedor y si usa subcontratistas.
Tiempos de respuesta y persona de contacto
Pregunta quién te atiende, por qué canal y en qué horario. Una nómina con un error se resuelve antes si hablas con alguien que ya conoce tu empresa.
Pide al proveedor el calendario de cierre del mes, los plazos para comunicar incidencias y cuánto tarda en responder una duda urgente.
Gestoría, empresa especializada o software propio
No hay una opción mejor para todas las empresas. Depende de tu tamaño, de cuántos centros tienes y de cuánto quieres hacer tú.
- Gestoría o asesoría laboral. Suele llevar nóminas junto con otros servicios, como la contabilidad o los impuestos. Encaja bien en empresas pequeñas con pocos cambios cada mes. Pregunta cómo recibe las horas y las incidencias.
- Empresa especializada en nóminas. Se centra en nóminas y trámites laborales, y suele trabajar con volumen, varios centros y convenios distintos. Pregunta si conecta con tu control horario.
- Software de nóminas que gestionas tú. Tu equipo calcula y presenta las nóminas con una herramienta propia. Te da control total, pero necesitas a alguien con conocimiento de nóminas y tiempo para mantener el convenio al día.
Cuánto cuesta externalizar las nóminas
El precio se suele fijar por nómina o por empleado al mes, y puede variar según el volumen. Lo importante es saber qué está incluido y qué se cobra aparte.
Pide que te detallen estos conceptos.
- Precio por nómina o por empleado, y desde qué volumen cambia.
- Coste de puesta en marcha y de configuración del convenio.
- Si los finiquitos, los contratos o las regularizaciones se cobran aparte.
- Si los cambios fuera de plazo tienen un coste.
- Qué pasa con el precio cuando abres un centro nuevo o una sociedad nueva.
Compara siempre el coste total del año, no solo el precio unitario.
Lo que nos preguntan
¿Qué incluye la externalización de nóminas?
Normalmente el cálculo de nóminas, los seguros sociales, las altas y bajas en la Seguridad Social, los finiquitos y la gestión del convenio colectivo. Confirma por escrito si los contratos y los partes de accidente están incluidos.
¿Es mejor una gestoría o una empresa de nóminas?
Depende de tu volumen y de tu operativa. Compara qué tareas asume cada proveedor, cómo recibe las horas aprobadas y quién revisa las nóminas antes del pago.
¿Cuánto cuesta externalizar las nóminas?
Se suele cobrar por nómina o por empleado al mes, según volumen. Pregunta qué se cobra aparte para comparar el coste real.
¿Pierdo el control si externalizo las nóminas?
No tiene por qué. Acuerda con el proveedor cómo revisas las nóminas antes del pago y pide que te explique cada cambio del mes.
¿Cuánto se tarda en cambiar de proveedor de nóminas?
Depende de la complejidad de tu empresa y del convenio. Pide al proveedor un plan de cambio con fechas, y confirma quién hace las nóminas durante la transición y cómo las apruebas antes del pago.
Cómo trabaja Givver
En España, hacemos tus nóminas con Givver. Hacemos lo que hace una gestoría laboral con las nóminas, dentro de la misma plataforma que tu RRHH y tu control horario. No vendemos software de nóminas para que lo gestiones tú. Trabajamos en lugar de tu gestoría o asesoría laboral, o junto a ella, y en ese caso exportas las horas aprobadas para tu gestoría.
Nuestro equipo calcula las nóminas y los seguros sociales, gestiona altas, bajas y variaciones en el Sistema RED, prepara y comunica los contratos en Contrat@ para que tú los firmes, hace los finiquitos y los partes de accidente en Delt@, y configura tu convenio colectivo. Givver People & Pay SL es autorizado RED para actuar en nombre de sus clientes. Cada cliente tiene un especialista asignado.
Tú revisas y apruebas las nóminas antes de pagarlas. Si tu grupo tiene varias sociedades, llevamos sus nóminas juntas. Y si tienes equipos fuera de España, también hacemos nóminas en Reino Unido y en cualquier país de la UE.
Las horas aprobadas, los pluses y las ausencias pasan de Givver a la nómina sin hojas de cálculo.